Aplikasi payroll berbasis web seperti milik Kayaroll, memang efisien bagi staff HRD (Human Resource Development), tapi penggunaannya seringkali timbul kendala. Namun setiap kendala pasti ada solusinya.
Perusahaan besar dengan karyawan ribuan atau lebih sudah pasti akan memakai aplikasi modern yang dirancang sebagai sistem penghitungan gaji suatu perusahaan ini. Namun usaha kecil dan perusahaan yang baru merintis (start up) belum tentu bisa langsung memakai software payroll karena terkendala dengan beberapa hal.
Usaha kecil yang dimaksud di sini adalah UMKM (usaha mikro, kecil, dan menengah). Bidang usaha yang digeluti UMKM adalah kuliner, jasa, perdagangan, pelayanan kesehatan, dan masih banyak lagi.
Definisi start up adalah jenis usaha yang baru berkembang (usaha rintisan) dan mencoba menemukan pasar yang tepat. Sebenarnya jenis perusahaan ini termasuk dalam kategori UMKM, yaitu usaha kecil menengah. Namun sifatnya yang dinamis membuat start up dianggap lebih modern. Beberapa contoh start up adalah Gojek, Kopi Kenangan, Batik Kultur, Tokopedia, dan lain-lain.
Lalu apa kendala yang dihadapi oleh UMKM dan start up ketika akan mencoba menggunakan aplikasi payroll berbasis web ini dan bagaimana solusinya? Berikut ini 5 kendala yang dihadapi jenis usaha tersebut beserta dengan solusinya, yaitu;
1. Gaptek
Generasi yang berumur 50 tahun ke atas pasti akan gaptek (gagap teknologi) atau tidak begitu akrab dengan android atau telepon pintar yang booming sekitar sepuluh tahun terakhir ini. Pengusaha yang seumuran itu tentu sangat sulit mempelajari perangkat lunak payroll. Bermacam fitur yang ada di aplikasi itu sudah pasti akan menyulitkan pengguna yang sudah berumur atau malas mempelajari teknologi terkini.
Solusi:
Belajar dari perekrutan mitra Gojek (perusahaan transportasi berbasis aplikasi) pada 2015, saat itu banyak mitra yang berusia lanjut. Latar belakang mereka adalah pengemudi ojek pangkalan yang hampir semuanya gaptek.
Tapi mau tidak mau, mereka harus paham dengan berbagai aplikasi tersebut kalau ingin dapat order pesanan. Jika mereka malas belajar, maka orang lain yang akan mendapat ordernya. Jadi solusinya adalah kita perlu berdamai dengan teknologi modern.
Penggunaan aplikasi penggajian ini akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Diantaranya adalah rekap data lebih cepat dan tepat, mampu menghitung gaji karyawan yang nominalnya berbeda-beda, penghitungan gaji hanya perlu input data saja, mampu membuat slip gaji secara online, dan perusahaan tidak perlu mempekerjakan banyak staff HRD.
Perusahaan yang penggajiannya secara manual akan menghadapi keadaan yang sebaliknya.
2. Statis
Pengusaha UMKM khususnya bidang kuliner biasanya membuka usaha demi kelangsungan hidup semata. Mereka menggunakan catatan manual untuk menghitung gaji karyawan yang membantu usaha mereka.
Selama lima atau sepuluh tahun usaha tersebut bersifat statis. Bahkan tidak sedikit usaha kuliner yang berhenti karena kalah persaingan atau tidak ditangani dengan baik.
Solusi:
Awalnya makaroni adalah makanan biasa yang dijual di pinggir jalan. Nasib cemilan ini naik kelas saat seorang bernama Ali Muharam menciptakan Makaroni Ngehe. Cemilan ini menjadi franchise yang laku di mana-mana.
Ali menjadi pengusaha start up sukses dengan omzet 3 milyar. Tentu saja aplikasi payroll mutlak dibutuhkan untuk mendukung tugas pembayaran gaji bagi karyawan atau mitra Makaroni Ngehe yang tersebar di berbagai kota.
Jadi jangan menganggap usaha apa pun yang kita geluti ini sifatnya sepele dan tidak akan maju.
Manfaat penggunaan aplikasi payroll berbasis web tidak sedikit, diantaranya adalah pekerjaan menjadi lebih efisien, performa pegawai semakin meningkat, gaji dibayar sesuai jadwal, data gaji akurat dan jelas, serta hemat waktu dan biaya.
3. Tidak ada biaya
Pengusaha kecil biasanya tidak banyak memiliki modal. Pendapatannya dipakai untuk keberlangsungan usaha. Jangankan membeli aplikasi penggajian, keuntungan yang mereka dapatkan perhari saja kadang-kadang jauh dari harapan.
Solusi:
Mereka bisa menggunakan aplikasi payroll gratis yang bisa diunduh di internet. Berikut ini 7 Aplikasi Payroll Gratis, yaitu;
- Open Miracle
Open Miracle sudah cukup lama bisa diunduh gratis. Fitur aplikasi akuntansi ini mendukung staff HRD dalam menyiapkan data gaji pegawai. Namun software penggajian ini kurang tepat digunakan oleh perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Pengguna perlu mengunduh Microsoft SQL Server agar bisa mengoperasikan Open Miracle.
- Open Baraza HR Payroll
Beda dengan Open Miracle, Open Baraza HR Payroll adalah aplikasi penggajian gratis yang bisa dipakai perusahaan yang punya banyak pegawai. Fitur yang disediakan di aplikasi ini adalah pembuatan slip gaji, allowance, koperasi karyawan, keuntungan karyawan, dan lain-lain.
- HRTrack
HRTrack adalah software payroll gratis dari Kanada yang mempunyai fungsi dasar layaknya payroll, yaitu penghitungan gaji, manajemen benefit, dan daftar absen. Aplikasi ini juga disarankan untuk perusahaan dengan karyawan sedikit.
- Wave
Aplikasi payroll yang juga untuk perusahaan dengan pegawai sedikit ini punya kelebihan khusus, yaitu salah satu fitur utamanya adalah setor langsung. Jadi staff HRD tidak perlu menggaji pegawai dalam bentuk tunai.
- HR.my
Kelebihan HR.my adalah bisa bisa membayar gaji yang beragam (harian, mingguan, dan bulanan) sehingga sangat cocok dipakai pengusaha kuliner dan proyek bangunan.
- Talenta
Aplikasi ini fleksibel karena pegawai tidak perlu membuka rekening bank (yang biasanya diminta oleh perusahaan). Slip gaji akan dikirim ke aplikasi mobile Talenta.
- KaryaOne
Aplikasi berbasis web ini bisa dipakai staff HRD untuk absensi, penggajian, perhitungan pajak, izin cuti, lembur, dan lain-lain. Trial KaryaOne bisa dicoba secara gratis selama tiga puluh hari.
4. Tidak Mendesak
Banyak pengusaha yang menganggap kalau aplikasi payroll ini bukanlah hal mendesak yang perlu segera digunakan dalam usahanya. Banyak hal lain yang perlu dikerjakan lebih dulu.
Solusi:
James Prananto membuka kedai Kopi Kenangan di Menara Standard Chartered pada 2017 di Jakarta Selatan. Dalam waktu sekejab kopi ini menjadi booming dan membuka cabang di mana-mana. Usaha start up ini juga semakin moncer setelah mendapat suntikan dana dari permodalan internasional, salah satunya dari Arrive.
Jadi tidak seorang pun tahu kalau sebuah usaha bisa menjadi besar dalam iklim yang dinamis seperti saat ini. Penggunaan aplikasi payroll mutlak dibutuhkan saat usaha sudah mulai berjalan.
Saat ini para produsen berlomba-lomba menciptakan aplikasi ini semakin canggih. Salah satunya adalah dengan menerapkan sistem HRIS (Human Resource Information System) sehingga bisa mengelola karyawan secara lebih efisian. Dengan sistem tersebut, pihak HRD bisa dengan mudah memantau performa, melakukan pelatihan, mencatat kompetensi, dan lain-lain.
5. Tidak punya pegawai tetap
Banyak usaha kecil dan start up yang tidak memiliki pegawai tetap. Bahkan tidak sedikit yang jumlah karyawannya bisa dihitung dengan jari atau bahkan belum punya pegawai sama sekali. Kondisi itu membuat pengusaha menganggap kalau aplikasi payroll belum perlu digunakan dalam usahanya.
Solusi:
Meski kita bekerja di perusahaan sendiri dan belum punya karyawan, tidak ada salahnya untuk mulai menggunakan aplikasi penggajian. Selain masalah payroll, aplikasi ini membantu penggunaanya untuk lebih disiplin dan kompetitif dengan berbagai fitur yang ada.
Ada kesempatan untuk pelaku usaha di Indonesia, Kayaroll, pengembang aplikasi payroll berbasis web, saat ini sedang memperkenalkan programnya dengan memberikannya secara cuma-cuma kepada 100 pendaftar pertama. Bagi Anda yang kepo dan tiba di Benhil, boleh langsung kunjungi situs resmi Kayaroll registrasi di sini sekarang dan ikutan. []